Pamamahala ng Panganib para sa mga Nonprofits: 10 Mga Paraan upang Mapigilan ang Pandaraya

Ang mga nonprofit ay maaaring magkaroon ng kanilang mga puso sa tamang lugar, ngunit, tulad ng anumang organisasyon na nagsasagawa ng mga transaksyon sa pera, ang panganib ng pandaraya ay laging naroroon. Tinantiya ng Kelly at Owns, LLC ang $ 84 bilyon sa domestic na pandaraya noong 2008, ang pinaka-karaniwang nabanggit na dahilan na kulang sa mga panloob na kontrol. Mula sa mga iglesya hanggang sa mga kawanggawa, ang mga hindi pangkalakal ay dapat gumawa ng tamang pag-iingat upang maprotektahan ang kanilang sarili laban sa mga corrupt na indibidwal at masamang pamamahala. Binabalangkas namin ang 10 mga diskarte para sa pagbawas ng panganib ng mapanlinlang na aktibidad sa mga nonprofit. Habang ang artikulong ito ay nagbibigay ng isang matatag na pagpapakilala sa panlilinlang sa panloloko, hinihikayat namin kayong mag-invest ng isang malaking bahagi ng oras sa pagsasaliksik sa napakahalagang bahagi ng sektor na hindi pangkalakal.

1. Humantong sa pamamagitan ng halimbawa

Ang isa sa mga pinakasimpleng pamamaraan ng pamamahala ay maaaring gamitin ay ang pagbibigay ng malinaw sa mga etikal na prinsipal ng samahan. Magagawa ito sa dalawang paraan: direkta at hindi direkta. Direktang tugunan ang isyu sa pamamagitan ng pagsasama ng pandaraya na pagbawas sa pagsasanay ng empleyado. Gawing malinaw na ang gayong pag-uugali ay malapit na masubaybayan, ang mga nag-uusig ay inuusig sa buong lawak ng batas. Hindi tuwirang pinatibay ang mensaheng ito sa pamamagitan ng pamamahala ng halimbawa. Ang mga lider ng samahan ay dapat na patuloy na nagpapakita ng katapatan at pagbabantay sa pag-detect at pagdidisiplina ng hindi katanggap-tanggap na asal. Huwag ibaling ang iyong samahan sa isang paranoyd, patungkol sa rehimen, ngunit ipaalam sa mga empleyado at boluntaryo, matatag at mabait, pinapanood sila.

2. Hatiin at lupigin

Mayroong kaligtasan sa mga numero. Habang ang kasabihan na ito ay karaniwang nagpapahiwatig ng proteksyon laban sa pagalit sa mga puwersa sa labas, ito ay pantay na naaangkop sa pag-detect ng mga banta mula sa loob. Ito ay isang mahalagang pangkalahatang patnubay upang tandaan habang nagtatakda ka ng mga tseke sa bawat antas ng samahan. Hatiin ang mga gawain sa gayong paraan ng pera ay dapat hawakan at masusubaybayan ng maraming indibidwal. Ang isang nag-iisang tao na kumilos nang mag-isa ay mas malamang na magtatangka sa panloloko kapag ang iba ay kasangkot sa isang transaksyon. Halimbawa, pagkatapos ng isang pangongolekta ng pondo, magiging mahirap na kasanayan upang magtalaga ng isang tao upang mabilang, magrekord at magdeposito ng mga donasyon ng salapi.

3. Patibayin ang iyong bank account

Ang pera sa bangko ay hindi maaaring maging nababantayan ayon sa nararapat. Malubhang limitahan ang pag-access sa mga pondo sa pamamagitan ng pagkuha ng ilang simpleng pag-iingat. Una, huwag gumamit ng isang debit card. Ang mga proteksyon sa pag-debit ay limitado at ang nawawalang pera ay maaaring maging mahirap i-recoup. At ikalawa, i-set up ang iyong account upang ipagbawal ang withdraw ng cash. Cash ay isang madulas na substansiya. Ang mga withdrawal ay dapat dumating sa anyo ng isang tseke na ginawa sa bookkeeper. Nagdaragdag ito ng isang karagdagang hakbang, na ginagawang madali ang mga pag-withdraw upang subaybayan at kontrolin.

4. Nakakatawang accounting

Ang bawat organisasyon ay nangangailangan ng maingat at lubusang dokumentado na sistema ng accounting. Ito ay marahil ang pinakamadaling paraan upang makilala ang kahina-hinalang aktibidad. Ang pag-set up ng isang epektibong sistema ay nangangahulugan lamang ng pagtatala ng lahat. Standardise ang isang paraan ng pagsulat down bawat transaksyon ng pera, gaano man kaunti. Itala kung sino ang ginagawa at kung kailan. Sa halimbawa ng mga donasyon sa pangangalap ng pondo, subaybayan kung sino ang nangongolekta ng pera, na binibilang ang pera, sino muli binibilang ang pera, na nag-deposito ng pera at iba pa. I-set up ang malinaw na mga trail ng papel madali upang sundin pabalik sa pinagmulan. Depende sa sukatan ng iyong operasyon, maaaring hindi isang masamang ideya na kumuha ng isang hindi pangkalakal na eksperto sa accounting.

5. Paggamit ng isang credit card

Malamang na makikinabang ang iyong samahan sa paggamit ng isang credit card sa negosyo. Ang cash at tseke ay hindi palaging praktikal, at, tulad ng nabanggit namin dati, hindi magandang ideya ang mga debit card. Ang credit ay may mas mahusay na proteksyon at hindi maubos ang iyong mga pondo sa kaganapan ng panloloko. Ang susi sa paggamit ng isang credit card ay pagsunod sa mga resibo. Para sa bawat pagbili, siguraduhing gumawa, mag-dokumento at mag-file ng isang resibo. Sa katapusan ng bawat panahon ng pagsingil, i-double check ang mga resibo at tiyaking ang kabuuang singil ay nakadagdag sa halaga sa iyong pahayag.

6. Mga empleyado sa pag-screen

Ang pagtitipon ng isang mapagkakatiwalaang koponan ay halata. Kabilang dito ang pagsasagawa ng mga pagsusuri sa background sa mga potensyal na hires. Alamin kung ang aplikante ay may kasaysayan ng maling pag-uugali. Ang paggawa nito ay makapagliligtas sa iyo ng isang mundo ng problema. Gayundin, humiling ng mga sanggunian at talagang makipag-ugnay sa kanila. Kung ang ilang mga mapagkakatiwalaang mapagkukunan ay maaaring magbigay ng garantiya para sa aplikante, iyon ay isang mahusay na pagsisimula. Gumamit ng oras ng interbyu upang tugunan ang mga isyu ng panloloko. Maaari kang makakuha ng pagbabasa ng character ng aplikante sa pamamagitan ng simpleng pag-uusap. Lumakad sa kanya sa pamamagitan ng mga sitwasyong hypothetical na tumutukoy sa pandaraya. Ipapaalam ito sa iyo ng proseso ng pag-iisip ng aplikante kasama ang pagpapadala ng mensahe na seryoso ng iyong samahan.

7. Magtakda ng badyet

Hindi ka makakakuha ng higit pang mga batayan kaysa ito. Magtakda ng badyet at manatili dito. Ito ay isang paraan ng pag-alam kung saan pupunta ang iyong pera bago ito aktwal na napupunta doon. Sa pamamagitan ng paglikha ng mga inaasahan, makikita mo kung saan pupunta ang iyong pera at ihambing ito sa katotohanan ng sitwasyon. Ang pagbabadyet ay makakatulong upang maiwasan ang overspending. Malalaman mo kung gaano karaming pera ang dapat italaga sa bawat kategorya at mas mahusay na makilala ang mga pagkakaiba. Malamang na kakailanganin mong ayusin ang iyong badyet habang nagsusuot ng oras. Iyon ay pagmultahin. Ngunit anuman ang predictability ng mga asset sa hinaharap, laging magpatuloy sa isang badyet na batay sa iyong mga pinakamahusay na pagtatantya.

8. Mga awdit

Ang pana-panahong pag-audit ng sorpresa ay makakatulong na ma-verify ang mga pondo ng organisasyon. Habang hindi ginagampanan para sa nag-iisang layunin ng pagtuklas ng pandaraya, ang mga pag-awdit ay nakatutulong sa pagrepaso sa daloy ng pera.Hindi lahat ng mga organisasyon ay makakapagbigay ng pag-audit. Kung ito ang kaso, gumamit ng alternatibong panlabas na partido upang suriin ang impormasyon ng accounting at kasaysayan ng transaksyon. Ang isang panlabas na partido ay maaaring kumilos bilang isang kailangang-kailangan na ikalawang hanay ng mga mata at tumulong na makita ang mga oversight. Bilang karagdagan sa aktwal na pag-detect ng pandaraya, ang mga pagsusuri ay doble bilang mga hakbang sa pag-iwas, na nagpapaalam sa mga empleyado na aktwal na nanonood ng organisasyon para sa mga misstep.

9. Mga lagda sa mga tseke

Ang pag-aatas ng dalawang lagda sa mga tseke na nakasulat sa pangalan ng organisasyon ay siguraduhing hindi bababa sa dalawang tao ang nasuri at naaprubahan ang transaksyon. Muli, ito ay bumalik sa paghahati ng paggawa at pagtaas ng bilang ng mga taong kailangan upang makumpleto ang isang transaksyon. Kung ang isang tao ay pinahihintulutan na magsulat ng mga tseke nang walang pangangasiwa, ang malawak na bukas para sa pandaraya. Dapat ding iwasan ang mga tsek na tseke hangga't maaari.

10. Petty cash

Ang pagbabawas ng pandaraya ay nangyayari sa bawat antas ng mga pananalapi ng di-nagtutubong. Ang karamihan ng mga organisasyon ay nagpapanatili ng isang suplay ng maliit na salapi para sa maliliit, madalas na hindi nahuhulaang mga transaksyon. Huwag kang magkamali sa pagkawala ng track kung paano ginugol ang maliit na salapi. Oo, kadalasang inilalayon ito para sa miscellany, ngunit, pagdating sa porma ng mga bill ng dolyar, ang madaling salapi ay madaling abusuhin. Hold sa mga resibo at panatilihin ang isang masikip na talaan ng mga gastusin. Ang maingat na pagkontrol ng mga maliliit na transaksyon ay magpapadali sa pandaraya sa mas mataas, mas masasamang antas.