Iskedyul ng Pagreretiro ng Mga Talaan

Alam nating lahat na kailangan nating i-save at pangalagaan ang mga talaan ng ating negosyo. At pagkalipas ng ilang taon nakita namin na ang lahat ng mga rekord na ito na pinapanatili namin ay kumukuha ng higit na puwang sa sahig sa mga kabinet ng file kaysa sa puwang ng trabaho para sa ating sarili at sa aming mga empleyado.

Ang mabuting balita ay hindi talaga namin kailangang panatilihin lahat ng mga talaang iyon magpakailanman. Oo, ang ilan ay kailangan nating panatilihin magpakailanman. Ang ilan ay pinananatili lamang namin hanggang sa ang IRS ay nagkaroon ng kanilang paraan sa amin. At ang ilan ay kailangan lamang natin para sa ilang taon.

Ang pagsasabi kung aling rekord ang kailangang itago, kung gaano katagal, ay medyo mas mahirap. At ang wastong pagtatapon ng pansamantalang mga talaan ay hindi kasing simple ng paghuhugas ng mga papel sa recycle bin.

Narito ang kung saan ang Iskedyul ng Pag-iingat ng Mga Talaan ay may pag-play. Inililista ng dokumentong ito ang mga uri ng mga talaan na inilalabas ng iyong negosyo (pinansyal, tauhan, kontrata, pagpapatakbo, atbp.); Kinikilala ang anumang mga legal na kinakailangan para sa kung gaano katagal dapat itago ang rekord at ang nangangailangan ng awtoridad, tulad ng IRS o Sarbanes-Oxley Act; ay tandaan kung gaano katagal ang aktwal na rekord ay ginagamit sa mga pagpapatakbo ng negosyo; at maaaring maglaman ng iba pang impormasyon, tulad ng pagpuna na ang mga talaan ay naglalaman ng sensitibong personal na pagkilala ng data; at kung ang microfilm o digital scan na mga kopya ay katanggap-tanggap na mga legal na alternatibo sa dokumentong papel.

Maghanap sa Internet at makakahanap ka ng maraming impormasyon tungkol sa mga Iskedyul ng Pagreretiro ng Mga Talaan at mga sample, tulad ng isang mabait na inaalok ng Millennium Records Management. Tandaan, gayunpaman, na ang isang iskedyul ng sample ay isang pangkalahatang representasyon ng kung ano ang hitsura ng isang tao. Ang Iskedyul ng Pag-iingat ng Iyong Mga Rekord ay maiangkop sa iyong uri ng negosyo, kung saan ikaw ay matatagpuan, sa kung anong (mga) estado at / o mga bansa ang ginagawa mo sa negosyo, kung ikaw ay pribado o namamahagi ng namamahagi sa stock market, ay isang pampublikong institusyon,

Gusto mong makipagtulungan sa iyong accountant, legal na tagapayo, at / o isang propesyonal na pamamahala ng kumpanya ng rekord upang bumuo at magtatag ng iyo.

Pinatupad mo ang Iskedyul ng Pagreretiro ng Mga Pagrekord sa opisyal na alam ng lahat sa iyong kumpanya tungkol dito. Tinutulungan nito na matiyak na ang iyong mga mahalagang tala ay pinananatili sa unang lugar. Mamaya, sabihin na mayroon kang maraming mga cabinet file ng mga invoice na Mga Bayarin sa Account. Sinasabi ng Iyong Iskedyul sa Pag-iingat na kailangan mong panatilihin ang mga ito sa loob ng 6 na taon, ngunit ipinakita ng karanasan na talagang nakukuha mo lamang ang mga ito sa loob ng 3 taon. Alam mo ito, maaari mong palayain ang iyong puwang sa negosyo / opisina sa pamamagitan ng paglilipat ng mga talang ito upang ma-secure ang off-site na imbakan o alternatibong imbakan ng media.

Sa sandaling mayroon kang mga rekord na umaabot sa katapusan ng kanilang panahon ng pagpapanatili maaari mong itapon ang mga ito. Subalit, tulad ng sinabi ko, hindi mo maaaring itapon ang mga ito papunta sa pag-recycle. Kailangan mong magkaroon ng isang itinatag na proseso para sa kanilang pagtatapon. Oo, kailangan mong lumikha ng higit pang dokumentasyon upang mapupuksa ang mga lumang dokumento.

Gusto mong magkaroon ng mga tao na nakabuo ng mga tala na mag-sign off na hindi na nila kailangan ang mga tala. Dapat mong tandaan na ang mga rekord ay umabot na sa katapusan ng kanilang panahon ng pagpapanatili ayon sa iyong itinatag na Iskedyul ng Pag-iingat ng Mga Talaan, at suriin na ang kanilang panahon ng pagpapanatili ay hindi pa pinalawig dahil sa mga pag-audit, paglilitis, atbp.

Gusto mong magpatunay kung kailan, paano, at sa pamamagitan ng kanino, ang mga dokumento ay nawasak. Ito ay mas madali sa araw na ito, kaysa noong nakaraan, nang ako ay gumugol ng maraming oras sa paghahatid ng mga kahon pababa sa isang dock ng paglo-load at pagpapakain ng papel sa isang shredder sa tabi ng isang dumpster. Sa nakalipas na mga taon, lumalaganap ang mga mobile na mga kumpanya ng lasi. Dadalhin nila ang kanilang malaking truck-mount confetti shredders sa iyong negosyo, dadalhin ang iyong mga kahon sa trak, ipaalam mong saksihan ang kanilang pagkasira at bigyan ka ng sertipiko ng pagkawasak.

Ang pagtatatag, pagpapatupad, at pagsunod sa isang Iskedyul ng Pag-iingat ng Mga Talaan ay aabutin ng matagal na paraan upang matiyak na ang iyong kumpanya ay nagpapanatili at nagpapanatili ng mahahalagang talaan na kailangan mong magpatuloy sa negosyo. At, sa isang masamang sitwasyon ng kaso, dapat kang mahuli sa litigasyon o katulad, patunayan na ang iyong mga tala ay pinananatiling at nawasak sa isang regular na nagaganap, itinatag, naaprubahan, dokumentado na proseso, at hindi sa isang hatinggabi na sinusunog sa likod ng kamalig sa isang baguhan na pagtatangka upang maiwasan ang kasalanan at responsibilidad, o humahadlang sa legal na proseso.

Steve Lange

Senior Editor

Palo Alto Software