Pitong mga Hakbang sa Matagumpay na Pagpaplano ng Proyekto

Noong nakaraan, ako ay bahagi ng ilang mga pangkat ng proyekto. Ang ilan sa mga karanasang ito ay nagpabalik sa akin at sinusuri ang proseso ng pagpaplano ng proyekto upang maunawaan kung paano mapapabuti ang pagpaplano at pagpapatupad ng pamamahala ng proyekto.

Bakit ang mga proyektong pinamamahalaan ng mga mahuhusay na tao ay maantala o hindi makumpleto? Bakit paminsan-minsan ang mga team ng proyekto na sila ay bumaril sa isang gumalaw na target?

Ano ang pagpaplano ng proyekto?

Ang pagpaplano ng proyekto ay ang proseso ng pagtukoy ng iyong mga layunin at saklaw, ang iyong mga layunin at mga milestones (mga naghahatid), at pagtatalaga ng mga gawain at mga mapagkukunan ng badyet para sa bawat hakbang. Ang isang mabuting plano ay madaling maibabahagi sa lahat ng kasangkot, at ito ay pinaka-kapaki-pakinabang kapag ito ay regular na revisited. Ang pagbalangkas lamang ng isang plano at hindi kailanman pag-usapan ito sa iyong koponan muli ay isang mahusay na recipe para sa nasayang na oras at pagsisikap.

Maaari mong gawin ang pagpaplano ng iyong proyekto sa isang simpleng Google doc, o maaari mong gamitin ang software ng pamamahala ng proyekto. Ang benepisyo ng paggamit ng software sa pamamahala ng proyekto ay kadalasang nakapag-imbak ka ng lahat ng iyong mga dokumento at mga paghahatid sa isang lugar, at maaari mong maiwasan ang pagkawala ng mga mahahalagang talakayan at pagpapasya sa email o Slack na walang bisa. Sa pamamagitan ng isang tool tulad ng Basecamp, halimbawa, madali upang subaybayan ang pag-unlad at subaybayan ang mga pag-uusap at mga item na nangangailangan ng pakikipagtulungan sa ilang iba't ibang tao.

Kung nag-iisip ka tungkol sa pamamahala ng proyekto bilang isang o sa loob ng isang mabilis na pagsisimula, maaaring mukhang tulad ng lahat ng ito ay tumatagal ng masyadong maraming oras sa pasimula. Ngunit, aktwal mong i-save ang maraming oras at mga mapagkukunan kung idokumento mo ang iyong plano ng proyekto mula mismo sa simula at gamitin ito bilang isang roadmap upang mapanatili ka at ang iyong koponan sa track.

Narito ang pitong key sa matagumpay na pagpaplano ng proyekto tulungan kang makapagsimula.

1. Isipin ang iyong plano bilang isang roadmap para sa mga stakeholder

Ang bawat proyekto ay nangangailangan ng isang roadmap na may malinaw na tinukoy na mga layunin na hindi dapat baguhin pagkatapos ng unang bahagi ng proyekto ay nakumpleto na. Ang lahat ng mga stakeholder na nakikinabang mula sa kinalabasan o kasangkot sa pagsasagawa ng proyekto ay dapat na pangalanan at ang kanilang mga pangangailangan na nakasaad sa unang proseso ng pagpaplano ng proyekto.

Ang mga may-katuturang ito ay maaaring kabilang ang:

• Ang tagapamahala ng proyekto o ang taong ganap na responsable para sa pagkumpleto
• Ang "customer" na tumatanggap ng mga paghahatid-ito ay maaaring maging isang tao sa iyong koponan (panloob) o isang aktwal na nagbabayad na kostumer.
• Ang koponan, o ang mga taong responsable sa anumang taktika na bahagi ang plano.

Huwag isipin na awtomatiko mong nauunawaan ang mga pangangailangan at layunin ng bawat stakeholder. Bago ka makakakuha ng masyadong malayo sa pagdodokumento ng iyong plano sa proyekto, kausapin sila upang matiyak na talagang nauunawaan mo ang proyekto at kakayahan at mga mapagkukunan ng lahat ng tao sa koponan.

2. Buksan ang proyekto sa isang listahan ng mga naghahatid

Bumuo ng isang listahan ng lahat ng mga naghahatid. Ang listahan na ito ay dapat mag-break down sa mas malaking proyekto sa mas maliit na mga gawain na maaaring italaga sa mga partikular na miyembro ng koponan, at dapat mong isama ang tinantyang mga deadline na nauugnay sa bawat maibibigay o gawain.

Tiyaking nauunawaan mo at idokumento ang proseso ng pag-apruba para sa bawat maihahatid. Kung ang iyong proyekto ay para sa isang panlabas na kostumer, siguraduhing malinaw ka sa kanilang proseso ng pag-apruba sa loob, upang hindi ka mabigla sa pamamagitan ng mga pagkaantala o pinabagal sa paglubog sa pamamagitan ng nakikipagkumpitensya na mga opinyon.

3. Makipag-usap sa iyong koponan

Kilalanin sa pamamagitan ng pangalan ang lahat ng mga indibidwal at / o mga organisasyon na kasangkot sa bawat maihahatid o gawain, at ilarawan ang kanilang mga responsibilidad nang detalyado. Kung hindi, ang miscommunication ay maaaring humantong sa mga pagkaantala at mga sitwasyon kung saan ang mga miyembro ng koponan ay maaaring may upang gawing muli ang kanilang trabaho.

Maghintay ng isang kickoff pulong upang makipag-usap sa iyong koponan tungkol sa iyong inilaan plano ng pag-atake. Hilingin sa kanila na tulungan kang mag-isip tungkol sa pinakamainam na paraan upang makuha ang gawain. Hindi lamang ito ay makakatulong sa iyo na maging mas mahusay, ito ay makakatulong sa iyo na makakuha ng kanilang mga pagbili-in dahil sila ay pakiramdam ng higit na pagmamay-ari sa proseso. Ang paggamit ng isang tool sa pamamahala ng proyekto tulad ng Basecamp ay maaaring makatulong sa pagpapanatiling lahat sa track at pagtatago ng mga dokumento at pag-uusap sa lahat sa isang lugar.

Kung gumagamit ka ng email upang makipag-usap tungkol sa mga proyekto, isaalang-alang ang paggamit ng isang email na inbox ng email na solusyon na magbibigay-daan sa iyo upang magtalaga ng mga email na nangangailangan ng pansin na may kaugnayan sa proyekto sa mga miyembro ng koponan bilang naaangkop, sa halip na walang katapusan pagpapasa malaking thread ng pag-uusap pabalik-balik

4. Kilalanin ang mga panganib

Tukuyin ang mga panganib na kasangkot sa iyong proyekto. Pag-isipan kung ano ang iyong gagawin kung ang isang bagay ay tumatagal ng mas mahaba kaysa sa inaasahan, o kung ang mga gastos ay higit pa kaysa sa una mong inaasahang.

Hindi mo kailangang magkaroon ng isang tukoy na pagkilos na nakilala para sa bawat posibleng negatibong kinalabasan, ngunit dapat kang gumastos ng ilang oras sa iyong koponan, pag-iisip sa pamamagitan ng kung ano ang maaaring magkamali. Pagkatapos, maaari mong gawin hangga't magagawa mo upang pagaanin ang mga panganib mula sa pasimula, sa halip na mahuli ka pagkatapos. Ang mga kadahilanan ng peligro ay maaari ring magkaroon ng impluwensya sa kung paano mo badyet.

5. Lumikha ng badyet

Nakalakip sa iyong listahan ng mga milestones at mga paghahatid ay dapat na impormasyon tungkol sa gastos ng proyekto at tinantiyang badyet. Labanan ang pagnanasa na magtalaga ng mga malaking halaga ng dolyar sa mga malalaking proyekto nang hindi nalalaman kung eksakto kung paano ang paggastos ng pera. Ito ay makakatulong sa iyong koponan na maunawaan ang mga mapagkukunan na mayroon sila upang magtrabaho upang makakuha ng trabaho. Kapag naka-set ka ng iyong unang badyet, ang mga numerong ito ay maaaring maging mga saklaw kaysa sa absolute.

Para sa ilang mga item, maaaring kailangan mong makakuha ng mga panipi mula sa ilang iba't ibang mga vendor. Makakatulong na idokumento ang nalalapit na saklaw ng proyekto sa iyong dokumentasyon ng badyet, kung sakaling magtapos ka na kailangang gumawa ng mga pagbabago sa mas malaking proyekto batay sa mga limitasyon sa badyet, o kung ang iyong vendor ay hindi naghahatid nang eksakto kung ano ang iyong inaasahan. > 6. Magdagdag ng mga milestones

Gamitin ang iyong listahan ng mga paghahatid bilang isang balangkas para sa pagdaragdag ng mga pangunahin at mga gawain na kailangang makumpleto upang magawa ang mas malaking layunin. Magtatag ng makatwirang mga deadline, isinasaalang-alang ang pagiging produktibo, availability, at kahusayan ng mga miyembro ng koponan ng proyekto.

Isipin ang iyong mga milestones sa loob ng balangkas ng SMART. Ang iyong mga layunin ay dapat na:

Tiyak:

• Maaliwalas, maayos, at nakasulat sa wikang sinasalita ng sinuman. Masusukat:
• Gamitin ang mga numero o dami ng wika kung naaangkop. Katanggap-tanggap:
• Kumuha ng buy-in mula sa mga stakeholder sa iyong mga layunin, milestones, at mga naghahatid. Makatotohanang:
• Ang mga layunin sa pag-stretch ay isang bagay, ngunit huwag magtakda ng mga layunin na imposibleng makamit. Nakakatakot para sa iyong koponan at para sa iyong mga stakeholder, at maaaring tuluyang antalahin ang iyong proyekto dahil ang pagtupad sa imposible kadalasan ay nagkakahalaga ng higit pa at tumatagal ng mas mahaba. Batay sa oras:
• Itakda ang mga kongkretong huling araw. Kung kailangan mong baguhin ang mga deadline na nauugnay sa iyong mga milestones, idokumento kung kailan at bakit mo ginawa ang pagbabago. Iwasan ang mga pagbabago sa pagnanakaw-o pag-edit ng mga deadline nang hindi nag-aabiso sa iyong koponan at mga kaugnay na stakeholder. 7. Itakda ang mga alituntunin sa pag-uulat ng pag-unlad

Maaaring mga buwanang, lingguhan, o pang-araw-araw na mga ulat. Sa isip, isang collaborative workspace ay dapat na i-set up para sa iyong proyekto sa online o offline kung saan maaaring masubaybayan ng lahat ng partido ang progreso. Tiyakin na mayroon kang isang planong plano ng komunikasyon kung gaano kadalas mong mai-update ang mga stakeholder sa pag-unlad at kung paano mo ibabahagi ang impormasyon-tulad ng sa isang lingguhang pagpupulong o pang-araw-araw na email.

Gamitin ang balangkas na itinakda mo kapag kinilala mo ang iyong mga milestones sa gabayan ang iyong mga ulat. Subukan na huwag muling likhain ang anumang mga gulong o oras ng pag-aaksaya sa pagbuo ng mga bagong ulat tuwing kailangan mong makipag-usap sa progreso. Tandaan na ang paggamit ng isang software sa pamamahala ng proyekto tulad ng Basecamp ay maaaring panatilihin ang mga stakeholder sa loop na walang cluttering up ang iyong inbox, o mawala ang mga pag-uusap sa mahabang Slack chat.

Ang lihim sa epektibong pagpaplano at pamamahala ng proyekto ay mananatiling nakaayos at nakikipag-usap nang maayos sa iyong koponan at mga stakeholder. Kung magpasya kang gumamit ng software ng pamamahala ng proyekto o hindi, isipin kung saan at kung paano mo iniimbak ang lahat ng mga materyales at mga mapagkukunan na nauugnay sa iyong proyekto-panatilihin ang lahat sa isang lugar kung maaari mo. Good luck!