Ang Iyong Invoice ay Nawala na: Nangungunang 8 Mga Tip para sa Mga Korporasyon ng Invoice |

Ang pagsasara ng isang pakikitungo sa isang enterprise o isang corporate customer ay isang pangunahing tulong para sa anumang negosyo, maliit at malaki., ay isa pang bagay na buo.

Maaari itong maglakad nang maayos hangga't gusto mo, o magwakas sa isang kabuuang gulo. Ang lahat ng ito ay depende sa paraan ng iyong invoice sa iyong mga customer. Sa sandaling natanggap at naitala, ang invoice ay nag-trigger ng isang serye ng mga proseso na nagreresulta sa pera na pumasok sa iyong account-maliban kung may mali.

Ang susi sa pag-clear ng iyong mga invoice sa oras ay nasa mga detalye. Ang sumusunod na mga tip ay nagmula sa aking dalawang taon sa mga account na maaaring bayaran at mga account na maaaring tanggapin, at ang pagsunod sa mga ito ay magliligtas sa iyo ng oras, pera, at isang mahusay na pakikitungo ng stress.

Tingnan din: Ano ba ang mga Bayad sa Account? Mga Sukatan sa isang Minuto

1. Alamin kung saan pumunta ang iyong mga invoice

Habang nakikitungo sa mga malalaking kumpanya, kailangan mong tandaan na ang Mga Account Payable ay isa sa mga unang proseso na dapat ma-outsourced at automatized. At kung saan may automatization, ang tolerance para sa error ay wala sa iba. Naaangkop din sa iyong mga invoice.

Ito ay nangangahulugan na ang isang tao sa ibang bansa (at kahit na isang iba't ibang mga timezone) marahil ang mga aklat na iyong mga invoice. Kung ito man ay isang third party o isang shared service center, ang mga pamantayan sa kalidad ay mahigpit. Hindi sila mag-atubiling tanggihan ang isang invoice, lalo na mula sa isang maliit na vendor, sa isang slightest hinala na ang isang bagay ay off. Kung ano ang maaaring tila sa iyo bilang isang maliit na detalye ay maaaring maging sanhi ng malubhang epekto para sa outsourcing kasosyo sa kaso ng isang pag-audit.

Higit pa rito, AP ay nagpapatakbo ng isang mataas na dami ng mga dokumento at bawat isa sa kanila ay mabilis na tinasa. Walang oras upang pag-aralan ang bawat invoice nang detalyado-ito ay tama o hindi, at iyan. Tiyaking natanggap at naaprubahan ang iyong mga invoice. Paano? Well, sa pamamagitan ng pagsunod!

2. Kuko ito mula sa simula

Ang karamihan sa mga isyu sa pagbabayad na nakita ko ay maaaring madaling iwasan sa pamamagitan lamang ng pagsunod sa mga kinakailangan sa pagsingil ng kliyente. Ang mas maraming mga tao na kasangkot sa pagtatakda ng deal, gayunpaman, ang mas malaki ang pagkakataon na ang impormasyon na ito ay nawala.

Sales kinatawan ay madalas na ang mga na natanggap ang mga tagubilin sa pagsingil, ngunit habang sila ay tumutok sa higit pa sa pagkuha ng mga bagong leads, sila ay madalas na kapabayaan ang mga pormal na pagkakasunod-sunod.

Siguraduhin na ang iyong mga benta at pagsingil ay nasa parehong pahina. Huwag maghintay hanggang ang invoice ay nakalipas dahil sa pag-verify kung ito ay naibigay nang tama.

Tingnan din: Kailan ba ang Pagbibigay ng Pagsingil ng Invoice?

3. Panatilihin ang iyong mga invoice na nababasa

Kung nagpadala ka ng mga electronic o papel na invoice, malamang na i-scan ito sa pinakadulo simula at dadalhin sa software na pagbabasa ng invoice. Sinasabi ng AP accountant na susunod sa kanila.

Ito ay kung saan ang maraming bagay ay maaaring magkamali. Una sa lahat, ang mga application na ito ay hindi maganda sa kulay ng pagbabasa. Maaari kang matukso na pagandahin ang iyong mga invoice gamit ang iba't ibang mga kulay, ngunit pinakamainam na panatilihing simple ang mga ito. Ang pagkakaroon ng lahat ng mga teksto at mga numero sa itim ay isang kinakailangan.

Bukod pa rito, huwag i-scan ang mga invoice mismo-ang nagresultang larawan sa sistema ng customer ay tiyak na hindi mababasa. Ang tamang paraan upang pumunta ay ang paglikha ng isang PDF.

Ikalawa, tiyakin na ang mga mahahalagang detalye (petsa ng invoice, takdang petsa, numero, numero ng PO, pangalan ng kumpanya at address, mga halaga, at mga rate ng buwis) ay nakabigla. Dapat silang madaling makita sa unang tingin. Kung hindi man, ang invoice ay maaaring tanggihan kaagad, kahit na ang impormasyon ay talagang naroroon.

4. Bill ang tamang entity

Ang mas malaki ang kumpanya, mas maraming mga entidad na ito ay malamang na magkaroon. Maliban kung ang form ng order ay nagsasabi sa ibang paraan, ang invoice ang yunit na talagang ginagawa mo sa negosyo.

Maraming vendor ay may posibilidad na tugunan ang kanilang mga invoice sa punong tanggapan ng kumpanya kapag may pag-aalinlangan tungkol sa tamang address ng pagsingil. Siguradong tanggihan ng AP ang mga ito at hilingin na muling ipadala ang dokumento sa mga naituwid na detalye.

Bukod pa rito, huwag paikliin ang pangalan ng kumpanya o ang address nito. Ang ilang mga bansa (Singapore, halimbawa) ay may mga mahigpit na regulasyon tungkol dito, at maaaring hindi tanggapin ng AP ang mga invoice na may mga pagdadaglat o nawawalang mga detalye.

Ito ay maaaring tunog na walang katotohanan, ngunit kung minsan ay kailangan kong tanggihan ang mga invoice na may maling sahig o numero ng kalye sa address ng kliyente. Gamitin nang eksakto kung ano ang ibinigay sa iyo ng iyong kasosyo sa negosyo.

Tingnan din: Paano Ipagpapalagay ang Pag-agos ng Cash

5. Igalang ang order ng pagbili

Ang iyong mga customer ay malamang na nangangailangan ng numero ng order sa pagbili (o "PO") sa iyong invoice. Tiyaking i-verify kung iyon ang kaso at sumunod sa lahat ng impormasyon na kasama sa PO.

Ang PO ay ang unang hinahanap ng AP habang nag-book ng mga invoice gamit ang numerong ito. Kung wala ito o mahirap makita, ang invoice ay maaaring tanggihan at makaligtaan ang itinakdang run run nito. Subaybayan ang panahon ng pananalapi ng mga sakop ng PO at ang magagamit na salapi. Ang pagpadala ng isang invoice na may isang PO na wala sa petsa o sa labas ng pondo ay sigurado na pagkaantala ng pagbabayad sa pamamagitan ng mga araw, kung hindi linggo. Ito ay lalong nakakapinsala sa paglipat mula sa isang taon ng pananalapi patungo sa isa pa.

Isa ring mahusay na kasanayan upang mapanatili ang isang PO sa bawat invoice. Maaaring mukhang mas maginhawang isama ang ilang POs sa isang dokumento, ngunit ito ay magiging mas mahirap para sa AP upang mag-book, lalo na kapag mayroong isang isyu sa isa sa mga ito.

6. Bill sa tamang pera

Ang pagkakaiba ng pera ay isa pang karaniwang dahilan para sa mga naantalang pagbabayad, lalo na kapag nakikipagtulungan sa mga dayuhang entidad. Maging sobrang mag-ingat kapag nakikitungo ka sa ganito.

Ang ilang mga bansa, tulad ng Indya, ay napakahirap na maproseso ang paglipat ng wire sa mga banyagang pera. Nakita ko ang mga pagbabayad sa pag-drag para sa mga buwan dahil sa ito, nalutas lamang sa pamamagitan ng pag-isyu ng isang bagong order.

Kung sakaling i-invoice mo ang iyong kostumer sa isang pera na naiiba kaysa sa lokal, maaari mo ring bigyan ang kanilang katumbas sa lahat ng mga halaga sa invoice, kasama at pagbubukod ng mga buwis.

Tingnan din: Ang 7 Key Sukatan Dapat Tukuyin ng May-ari ng Negosyo ang

7. Baguhin ang iyong address book regular

Napakahalaga ng pagpapanatiling napapanahon ang iyong mga contact, lalo na kung hindi mo madalas na i-invoice ang iyong mga customer. Ang mga malalaking kumpanya ay palaging nagpapabuti sa kanilang mga proseso at mga sistema ng pamamahala ng data, na kadalasan ay nagreresulta sa pagpapalit ng mga email address.

Karaniwan, nauugnay nila ito nang maaga, ngunit ang mga email na automated ay madaling mawawala sa iyong inbox o nasala bilang spam. Kung magpadala ka ng mga invoice sa isang personal na email, siguraduhin na isama ang isang pangkaraniwang pananalapi o address ng accounting sa CC. Ang mga tao ay pumupunta at pumunta, kaya huwag gawin ang pagkakamali na makipag-ugnayan sa isang taong hindi na kasama ng kumpanya. Maaaring hindi rin masuri ng mga accountant sa AP

ang kanilang mga inbox nang madalas nila. Ang pagpadala ng iyong mga invoice sa pamamagitan ng mga generic na channel ay titiyak na ang mga ito ay pakikitungo sa loob ng standard time frame.

8. Sumunod sa isang ngiti

Sa tuwing susundan mo ang AP tungkol sa iyong tinanggihan na invoice o isang naantalang pagbabayad, ang pagiging friendly ay pupunta sa isang mahabang paraan. Siyempre, may karapatan kang ipagpaliban ang pera sa oras, ngunit hindi makatutulong ang pagkuha ng negatibong tono sa isang clerk ng AP.

Ang isyu ay marahil ay hindi ang kanilang kasalanan. Ang mga ito ay mas malamang na magkakaroon ng dagdag na milya para sa iyo kung nagpapakita ka ng empatiya at kabaitan. Ang kanilang trabaho ay lubhang karaniwan, kaya ang pagpapagamot sa kanila bilang mga tao sa halip na ang mga makina ay gagana sa iyong pabor.