Upang Maggupit, o Hindi Upang Maghiwa? Pag-record ng Record para sa Mga Bagong Negosyo |

Ang pagsisimula ng iyong sariling negosyo ay isang kapana-panabik na unang hakbang sa mundo ng barko. Ito rin ang simula ng iyong relasyon sa IRS.

Ikaw ay may legal na pananagutan na panatilihin ang mga rekord ng pinansyal na nasa kamay para sa kapakanan ng IRS. Ngunit kung aling mga dapat mong mahawakan, at alin ang mga dagdag na katungkulan ng opisina?

Sa online na bookkeeping service Bench, kami ay mga dalubhasa pagdating sa mas mahusay na mga nuances ng pagsubaybay sa iyong mga pinansiyal. Sa gabay na ito, titingnan namin kung aling mga rekord ang kailangan mong panatilihing, gaano katagal na kailangan mong panatilihin ang mga ito, at ilang mahusay na mga pamamaraan na magagamit mo upang mapanatili ang iyong mga talaan.

Tingnan din: Maaari ba akong Gastusin ito? Ang isang Accountant ay nagpapaliwanag sa World of Write-Offs

Anong mga tala ng buwis ang kailangan kong itago?

Kung ikaw ay self-employed o nagmamay-ari ng isang maliit na negosyo, hinihiling ka ng IRS na panatilihin ang mga dokumentasyon na sumusuporta sa mga claim ng kita, mga pagbabawas, o kredito na lumilitaw sa iyong form sa pagbabalik ng buwis. Ito ay nagpapatunay na nakuha mo ang iyong sinabi sa IRS na iyong kinita, o binili kung ano ang sinabi mo sa IRS na binili mo.

Sa pangkalahatan, ang dokumentasyon na dapat mong panatilihing kabilang ang:

• Mga Resibo
• Mga pahayag ng bangko at credit card
• Mga perang papel
• Kinansela ang mga tseke
• Mga invoice
• Katunayan ng mga pagbabayad
• Mga pahayag ng pananalapi mula sa iyong bookkeeper
• Nakaraang mga babalik ng buwis
• W2 at 1099 form
• Anumang iba pang katibayan ng dokumentaryo na sumusuporta sa isang item ng kita, pagbawas, o credit na ipinapakita sa iyong tax return

Tandaan, hindi ito isang komprehensibong listahan. Ang kalikasan at legal na istraktura ng iyong negosyo ay makakaapekto sa mga rekord na kailangan mong panatilihin para sa IRS.

Ang pasanin ng katibayan ay nasa iyo, ang may-ari ng negosyo, upang ibigay ang lahat ng kinakailangang dokumento. Kaya, kapag sinimulan mo ang pag-record ng pagsunod, sundin ang simpleng prinsipyong ito: Panatilihin ang lahat.

Sa kaso ng pag-audit, ang iyong unang linya ng pagtatanggol ay mga resibo at mga tala ng buwis. Ang pag-iimbak ng lahat ng mga ito ay mapakinabangan ang iyong antas ng proteksyon. Gayundin, ang pagpapanatili ng iyong mga resibo ay magagarantiyahan na maaari mong i-claim ang anumang pagbabawas sa buwis na utang mo.

Tingnan din: 7 Mga gawi sa Pag-book ng Bawat Bawat Dapat Magtibay

Isang posibleng pagbubukod: Ang panuntunan ng $ 75

May ilang gastos para sa ikaw ay hindi legal na kinakailangan upang panatilihin ang mga resibo. Halimbawa, ang IRS ay hindi nangangailangan sa iyo na panatilihin ang mga resibo para sa paglalakbay (minus panunuluyan), entertainment, regalo, o transportasyon, hangga't ang mga sumusunod ay nalalapat:

• Ang gastos, hindi kabilang ang panunuluyan, ay mas mababa sa $ 75
• Ang gastos ay para sa transportasyon, at ang isang resibo ay hindi madaling magagamit

Gayunpaman, tandaan na sa kaganapan ng isang pag-audit, ang anumang gastos ay maaaring itanong sa kahit na sa ilalim ng $ 75.

Para sa karagdagang impormasyon, tingnan ang mga patnubay ng IRS sa pagpapatunay ng mga gastos sa ilalim ng $ 75.

Tingnan din: Ang Accounting Cheat Sheet ng

Gaano katagal upang mapanatili ang iyong mga tala sa buwis

Ang tatlong taon na tuntunin:

Planuhin ang iyong buwis mga rekord para sa tatlong taon pagkatapos ng petsa na iyong iniharap ang pagbabalik, o mula sa takdang petsa ng nasabing pagbabalik (alinman ang mamaya). Kung na-file mo ang iyong pagbabalik ng maaga, ito ay itinuturing na tila na ito ay isinampa sa takdang petsa.

Ang tatlong taong tuntunin na ito ay dumating sa amin sa pamamagitan ng Statute of Limitations, na kung saan ay ang panahon kung kailan mo, ang nagbabayad ng buwis, ay maaaring baguhin ang iyong pagbabalik ng buwis-o kung saan maaaring i-audit ng IRS ang naturang tax return. Sa sandaling mag-expire ang panahon ng mga limitasyon, hindi na kinakailangan na panatilihin ang mga talaan ng buwis para sa panahong iyon.

Mga Pagbubukod sa tatlong taon na panuntunan:

Gaya ng lagi, may mga pagbubukod sa panuntunang ito. Sa ilang mga kaso, kakailanganin mong i-hold sa mga talaan na mas mahaba kaysa sa tatlong taong Statute of Limitations demands. Kabilang sa mga pagbubukod ang:

Mga masamang utang at walang kapantay na mga mahalagang papel: Kung iyong ibinawas ang halaga ng alinman sa mga ito sa iyong mga pagbalik sa buwis, panatilihin ang rekord sa loob ng pitong taon.

Natanggal na kita: Kung hindi mo magawang iulat kita sa IRS, at ito ay higit sa 25 porsiyento ng kabuuang kita na nakasaad sa iyong pagbabalik, panatilihin ang mga rekord para sa anim na taon pagkatapos ng petsa na iyong iniharap o ang takdang petsa ng pagbalik - alinman ang mas maaga.

Mga rekord ng empleyado: Ang mga rekord ng trabaho ay dapat itago ng apat na taon pagkatapos na ang mga nabayarang buwis sa payroll ay dapat bayaran, o binabayaran-alinman ang mas maaga.

Mga panlolokong pagbalik: Kung punan mo ang isang return fraudulently, gusto mo mas mahusay na hawakan ito.

Mga tala ng ari-arian: Dapat mong panatilihin ang mga rekord na nakakonekta sa paghawak ng ari-arian para sa tagal ng batas ng mga limitasyon-tatlong taon-pagkatapos na sinabi ng ari-arian ay umalis sa iyong pagmamay-ari.

Tungkol sa mga tala ng ari-arian, kailangan mong humawak sa mga dokumentasyon tulad ng mga gawa, mga pamagat, at mga talaan ng basehan ng gastos. Ito ay nagpapahintulot sa iyo na kalkulahin ang anumang pamumura, pagbabayad ng utang sa pamamagitan ng dumi, o pagbabawas ng pag-ubos, pati na rin ang kadahilanan ng pakinabang o pagkawala kapag ikaw ay nagbebenta o nagtatapon ng ari-arian.

Tingnan din: 6 Mga Pagkakamali sa Accounting na Naglalagay ng Maliit na Negosyo sa Panganib

Paano mag-imbak ng mga resibo at mga tala ng buwis

Sa sandaling natukoy mo na ang mga rekord na kailangan mong panatilihin at kung gaano katagal, oras na upang mag-set up ng isang sistema para sa pag-oorganisa sa mga ito.

Thankfully, ang IRS ay tumatanggap ng mga digital na dokumento hangga't sila ay kumpleto, tumpak na mga reproductions ng mga orihinal. Sa kahilingan, dapat kang makagawa ng isang nababasa, na naka-print na kopya ng anumang naibigay na dokumento.

Nangangahulugan ito na ang mga araw ng paggamit ng isang kabaong pag-file ng cabinet upang i-imbak ang iyong mga tala sa buwis ay tapos na; mayroong maraming mga digital na solusyon na maaari mong gamitin upang pumunta paperless at panatilihin ang iyong mga tala sa pagkakasunud-sunod.

Secure ulap imbakan opsyon tulad ng Dropbox, Evernote, o Google Drive ay nagbibigay-daan sa iyo upang i-imbak ang iyong mga dokumento ligtas online. Sa sandaling maitatag ang iyong negosyo, kung matutuklasan mong nakikipagtulungan ka sa maraming papeles, isaalang-alang ang pamumuhunan sa isang awtomatikong, mataas na bilis ng scanner upang gawing mas mabisa ang kanilang paglilipat sa online.

Magandang ideya din na panatilihin ang isang backup na kopya ng ang iyong mga dokumento, alinman sa isang pisikal na imbakan aparato na nakakasagip sa password o sa isang pangalawang account ng ulap.

Tingnan din: Maliit na Accounting ng Negosyo 101: 9 Mga Hakbang upang Kunin ang Iyong Bagong Negosyo sa Subaybayan

Pagpapanatiling mga rekord para sa mga di-

Sa sandaling hindi mo na kailangang humawak sa isang dokumento para sa mga layunin ng buwis, i-double check na hindi mo talaga kailangan ang mga ito bago liliaw ang mga ito. Maaaring kailanganin ka ng iyong mga creditors, abogado, o kompanya ng seguro na panatilihin ang mga ito nang mas mahaba kaysa sa IRS.

Kung gumagamit ka ng online na imbakan, sa halip na tanggalin ang mga dokumento na hindi mo na kailangan, maaari mo itong i-archive nang permanente. mag-navigate sa mga kulay-abo na lugar ng maliit na pag-iingat ng talaan ng negosyo-at pag-set up ng isang walang papel na sistema ng organisasyon-ay i-save ka mula sa mga panganib ng kalat ng opisina, habang tinitiyak na palagi kang naglalaro sa pamamagitan ng mga panuntunan