7 Mga Tip para sa Epektibong Pag-invoice

Bilang isang may-ari ng maliit na negosyo, malamang na mahalin mo ang iyong ginagawa at maaaring sabihin mo na gagawin mo ito nang libre kung maaari mo. Ngunit sa pagtatapos ng araw, kailangan mo ng cash flow upang mapanatili ang iyong negosyo.

Isang invoice ay isang bill na ipinadala sa mga customer para sa mga kalakal o serbisyo na iyong ibinigay. Inilalarawan nito ang ibinebenta, kung magkano ang utang ng customer at kung kailan at kung paano dapat bayaran ng customer. Ang mga malalaking kumpanya ay may dedikado na mga accountant upang gawin ang kanilang pag-invoice, ngunit ang karamihan sa mga may-ari ng maliit na negosyo ay kailangang gawin ito mismo. At ang average na maliit na negosyo ay naghihintay ng higit sa $ 5,000 sa mga overdue na pagbabayad sa anumang naibigay na buwan, ayon sa isang Intuit survey ng 1,000 na may-ari ng maliit na negosyo sa Amerika.

Investmentmatome ay nakipag-usap sa mga accountant at mga propesyonal sa pag-invoice tungkol sa kung paano maaaring maghanda ang mga negosyante ng mga invoice nang mas mahusay at mababayaran nang mas mabilis.

1. I-automate ang proseso

Kung hindi mo pa nagawa ito, mag-set up ng software upang i-automate ang iyong mga invoice. Karamihan sa mga platform ng accounting tulad ng QuickBooks, Xero, FreshBooks at Wave Accounting ay kinabibilangan ng mga kakayahan sa pag-invoice, o maaari kang mag-sign up para sa serbisyong invoice-only tulad ng Bill.com, Hiveage at Billbook.

"Panahon na upang mag-migrate mula sa Excel at PDF sa mga cloud invoicing application," sabi ni Chief Executive Officer ng Billbooks na si Sagar Kogekar sa isang email sa Investmentmatome. "May mga tambak ng software dito, at makakapagtipid ka ng oras at pera kung pipiliin mo ang isa."

Sa paligid ng 70% ng mga maliliit na negosyo ay gumagamit ng software sa pag-invoice, ayon sa isang survey ng 2015 sa higit sa 200 maliliit na lider ng negosyo ng Concur, isang Bellevue, Washington, kumpanya na nagbibigay ng mga awtomatikong serbisyo sa pag-invoice at mga produkto ng pamamahala ng gastos sa mga kumpanya.

Ang paggamit ng software sa pag-invoice ay nagbabawas ng mga pagkakamali at nagse-save ng pera. Ang mga negosyo na nag-i-automate ang kanilang mga proseso sa pagsingil ay nagbabawas ng mga gastos sa pag-i-invoice sa pamamagitan ng 40% hanggang 70%, ayon sa isang 2012 na ulat ng Ardent Partners, isang Boston firm na nagsasaliksik ng supply management. Ang pag-automate ay gumagawa ng mas mabilis na pag-invoice, pagbibigay ng oras para sa mga negosyante na tumuon sa pagpapatakbo ng kanilang negosyo.

"Maaari nilang gugulin ang kanilang mahalagang oras na suot ang kanilang CFO na sumbrero sa halip na ang kanilang manu-manong data entry hat," sinabi ng Direktor ng pamamahala ng produkto na si Jessica Staley sa Investmentmatome.

2. Magpadala ng nakasulat na mga panipi

Kung maaari, pamahalaan ang mga inaasahan ng iyong mga customer sa pamamagitan ng pagpapadala sa kanila ng nakasulat na quote ng presyo bago mo ihatid ang produkto o serbisyo na iyong inaalok sa kanila. Ang isang quote ay dapat isama ang tinantyang gastos ng trabaho at kung paano mo tinatanggap ang mga pagbabayad, kung may cash, credit card, tseke o online. Tiyaking tinatanggap ng customer ang iyong mga termino sa pagsulat bago mo tanggapin ang order.

"Isa akong malaking tagahanga ng pagdodokumento ng lahat," sabi ni Sara Rosenfeld, tagapamahala ng produkto sa Wave Accounting.

3. Magtakda ng mga maikling termino ng pagbabayad

Kapag nagpadala ka ng isang customer ng isang invoice, tukuyin ang time frame para sa pagbabayad. Ang karaniwang ay karaniwang 30 araw o mas kaunti, ngunit maaari kang pumili ng anumang dami ng oras.

Ang average na may utang ay nagbabayad ng dalawang linggo huli, ayon sa isang pagtatasa ng Xero ng higit sa 12 milyong mga invoice. Inirerekomenda ng mga eksperto sa Xero ang mga tuntunin ng pagbabayad sa 13 araw o mas kaunti kung nais mong mabayaran nang realistiko sa loob ng 30 araw. Ang online na pag-invoice ay gumagawa ng mas mabilis na pagbabayad nang mas madali para sa mga customer, sabi ni Amy Vetter, ulo ng accounting ng Xero, USA.

"Ang mga tao ay ginagamit upang magbayad para sa mga bagay sa online at hindi kinakailangang maghintay upang i-cut ang tseke sa Biyernes," Sinabi Vetter Investmentmatome. "Mas katanggap-tanggap na itakda ang mga uri ng [maikling] tuntunin sa pagbabayad sa mga customer."

4. Lumikha ng isang sistema ng pag-numero

Ang pag-numero ng iyong mga invoice ay makakatulong sa iyong subaybayan ang mga papasok na kabayaran para sa mga layunin ng buwis. Maaari mong gamitin ang mga titik, numero, o isang kumbinasyon ng dalawa upang markahan ang bawat invoice. Pumili ng isang sistema na gumagana para sa iyo, ngunit ang mga eksperto sa pag-invoice ay inirerekomenda na hindi gamitin ang "001" para sa iyong unang invoice. Simula sa isang mas mataas na bilang ay makakatulong sa iyong mga customer na makita ka bilang isang itinatag eksperto, kahit na kung ikaw ay isang bagong negosyo.

"Magsimula sa 0053, para makahanap ng kaunti pang propesyonal," sabi ni Faraz Shafaghi, direktor ng pagmemerkado sa produkto at pakikipag-ugnayan ng customer sa FreshBooks.

5. Gumamit ng magalang na wika

Kahit na maaaring mukhang kaunti, ang paggamit ng mga pariralang tulad ng "mangyaring magbayad sa pamamagitan ng (petsa)" at "salamat sa iyong negosyo" sa mga invoice ay madaragdagan ang iyong mga pagkakataong mabayaran, sabi ni Shafaghi. Maaari ka ring magpadala ng mga talang salamat o email sa mga customer na nagbabayad sa oras o maaga.

"Paalalahanan ang iyong customer ng iba pang mga produkto at serbisyo na iyong inaalok at na gusto mong pag-ibig na maglingkod sa mga ito muli," sabi ni Mike Savory, pamamahala ng produkto manager para sa Sage North America, isang accounting kumpanya ng software.

6. Magpadala ng mga invoice kaagad

Sa sandaling makumpleto mo ang isang serbisyo o mga kalakal ng barko sa isang kostumer, agad na magpadala ng isang invoice. Makakatulong ito sa iyo na manatili sa tuktok ng isip ng customer at magtakda ng isang precedent para sa agos.

Kung maaari, payagan ang mga customer na magbayad sa lugar na may isang mobile na sistema ng pagbabayad tulad ng Apple Pay o Square. Ang ilang mga sistema ng pag-invoice, kabilang ang Wave, Flint Mobile at QuickBooks, ay nagpapahintulot din sa mga may-ari ng negosyo na tanggapin ang mga pagbabayad sa mobile.

7. Sumunod

Kung hindi ka agad mababayaran, magpadala ng mga paalala sa iyong mga customer tungkol sa mga deadline ng pagbabayad. Ito ay angkop na magpadala ng mga paalala sa isang linggo bago ang bayad ay dapat bayaran, ang araw na ito ay angkop at bawat linggo pagkatapos ng huli, sabi ni Rosenfeld, mula sa Wave Accounting.Para sa mga malaking item sa tiket, tulad ng isang $ 5,000 order, ito ay katanggap-tanggap na magpadala ng mas madalas na mga paalala.

Kung ikaw ay nag-aalala tungkol sa pagdating sa bilang pushy na may maraming mga follow-up na mga email, nagmumungkahi ang Rosenfeld gamit ang iyong software sa pag-invoice upang i-set up ang mga awtomatikong pagbibigay-abiso sa pagbabayad sa mga kliyente.

"Huwag mag-alala na ang pagpapadala ng mga paalala o kung hindi man ay sumunod sa hindi bayad na mga invoice ay isasaalang-alang na bastos o isang paglabag sa isang relasyon na iyong nabuo sa isang customer," sabi ni Savory, ng Sage North America. "Nagpapatakbo ka ng isang negosyo, at ang pangangailangan para sa mabilis at kumpletong pagbabayad ay dapat maging isang sorpresa sa walang sinuman."

Para sa karagdagang tulong sa pagsisimula at pagpapatakbo ng isang maliit na negosyo, bisitahin ang aming site Small Business Guide.

Si Teddy Nykiel ay isang manunulat ng kawani na sumasakop sa personal na pananalapi para sa Investmentmatome. Sundin siya sa Twitter @teddynykiel at sa Google+.

Imahe sa pamamagitan ng iStock