Pagbabayad ng Pansin sa Voice Mail

Bilang bahagi ng iyong Serbisyo sa Kostumer, dapat bigyang pansin ng iyong koponan ang mga mensahe ng voice mail ng iyong mga customer. Halos lahat kami ay may mga answer machine o voice mail na kakayahan sa aming mga home phone, phone office, at cellular phone. At lahat kami ay nag-iiwan ng ilang uri ng mga papalabas na mensahe sa mga sistemang iyon, kung minsan ay nakakatawa, minsan ay mapurol at nababaluktot, kadalasang idirekta at nagbibigay ng mga pangunahing katotohanan: naabot mo ang * pangalan *, mag-iwan ng mensahe pagkatapos ng tono at tatawagan ka namin pabalik.

Ngayon narito ang tanong. Kapag inilagay mo ang tawag at nakakonekta sa voice mail, gaano kadalas mong i-tune ang mensahe habang naghihintay para sa tono? Mayroong punto. Para sa marami sa atin, ang mensahe ng pagbati ng voice mail ay kaya karaniwan na iniwala natin ito nang lubusan. At doon ipinapakita namin ang aming kawalang paggalang sa aming mga kostumer. At sa paggawa nito, saktan ang aming sariling mga negosyo.

Bilang isang halimbawa, hindi pa matagal na ang nakalipas ay nakatanggap kami ng mensahe sa aming voice mail sa bahay. Ito ay mula sa isang abugado, tatawagan namin siya Mr. A. Turney. Si Mr. A. Turney ay nag-iiwan ng isang mensahe para kay Mr. Cheung tungkol sa isang kasalukuyang legal na isyu, at kailangan ni Mr. Cheung na ibalik ang kanyang tawag kaagad. Para sa akin ito ay isang malinaw na miskeying ng numero ng telepono. Naisip ko na si Mr. A. Turney ay tumawag kay Mr. Cheung sa susunod na araw nang hindi niya narinig mula sa kanya.

Kinabukasan ay nagkaroon kami ng isa pang mensahe mula kay Mr. A. Turney, na nagsasabi sa Mr Cheung, sa isang bahagyang inis boses, upang maibalik ang kanyang tawag kaagad. Ngayon, ito ay uri ng nakakatawa, dahil sa oras na iyon, ako ay sa ugali ng nagsasabi jokes sa aming mga palabas na mensahe, at ang aking boses ay may bahagyang Pacific Northwest tuldik, na may mga menor de edad pahiwatig ng aking Upper Midwest Scandinavian background. At upang masabi ang katotohanan, duda ako na si Mr. Cheung ay nagsasabi ng jokes sa kanyang voice mail sa telepono ng negosyo.

Ang ikatlong araw ay dumating, at sa aking sorpresa si Mr. A. Turney ay umalis sa amin ng isa pang mensahe. Naging masakit siya. Nakita ko siya, nakaupo sa kanyang mesa, pinindot ang pag-redial sa kanyang telepono, at abala sa multi-tasking, sinulat ang kanyang mga torture at retiro, habang walang pakialam na hindi binabalewala ang aking joke para sa pangatlong beses. Ngayon, nakakakuha ako ng kaunting inis sa aking sarili. Nang gabing iyon tinawagan ko ang opisina ni Mr. A. Turney at sinabihan ang KANYANG voice mail na gusto niyang umalis ng mga mensahe para kay Mr. Cheung sa maling numero ng telepono sa buong linggo. Pagkatapos ay binago ko ang aming papalabas na mensahe upang sabihin sa isang medyo nakakatawang abogado na abogado. Sa kasamaang palad, wala akong numero ni Mr. Cheung, o nais kong tawagan siya upang ipaalam sa kanya na ang kanyang abugado ay malubhang kulang sa atensyon sa detalye.

Huwebes ng gabi kami ay bumalik sa bahay, at sigurado sapat na Mr. A. Turney ay umalis pa ng isa pang mensahe para kay Mr. Cheung. Malinaw na hindi niya pinakinggan ang aming mensahe sa jokes abogado, o kahit na hindi siya nakatalagang banggitin ito, at hindi rin siya nakinig sa kanyang SARILI MONG mga mensahe sa voice mail, na sinasabi sa kanya na siya ay tumatahol sa maling pole ng telepono. Ngunit hindi mo ba naisip na gusto niyang malaman na may isang bagay na mali pagkatapos ng halos isang linggo ng mga hindi nabawasang tawag tungkol sa isang nakabinbing legal na isyu?

Narito ang ilang mga bagay na dapat isaalang-alang sa iyong mga contact sa Customer Service sa VoiceMail:

• Kung ikaw ay isang negosyo, gumamit ng isang pagbisita na tulad ng negosyo sa iyong voice mail, kabilang ang pangalan ng iyong negosyo.
• Kung ikaw, isang miyembro ng Customer Care Team, tumawag sa isang tao at ipadala sa voice mail, pakinggan ang mensahe. Huwag bale-walain ang nilalaman ng mensahe sa kamay. May magandang impormasyon doon. Maaari mong makita na ang taong gusto mo ay wala sa opisina sa loob ng isang linggo. O na sila ay lumipat o iniwan ang kumpanya. Maaari kang makakita ng ibang numero upang tumawag. O maaari mong matuklasan na tinatawag mo ang maling numero.
• Kung ipinangako mong babalik ka ng isang tawag sa isang kostumer, sundin mo ang pangako na iyon. Ang iyong customer ay naghihintay para sa iyong tawag. Iwanan ang may kinalaman na impormasyon sa kanilang voice mail, at kung maaari, tawagan ulit, sa ibang pagkakataon, upang kumpirmahin na nakuha nila ang iyong mensahe.
• Kung ang pagbati ng voice mail na nakatagpo mo ay isang non sequitur, ito ay dapat na isang malinaw na pahiwatig na marahil ay mayroon kang miskeyed ang numero, o marahil ay ibinigay ng maling numero ng iyong customer. Sa kasong iyon dapat mong ilagay sa isang maliit na dagdag na pagsisikap upang makipag-ugnay sa mga ito sa pamamagitan ng email, o hanapin ang mga ito sa phone book.
• Kung magpumilit ka sa pag-iwan ng mga mensahe sa isang maling boses na mailinaktan mo ang iyong kasalukuyang kostumer, at ikaw ay halos tiyak na mag-alienate ng potensyal na bagong customer. Alam ko na hindi ako pupunta kay Mr. A. Turney para sa aking legal na trabaho. Hindi niya ako pakinggan bago siya isipin na siya ang aking kliyente … bakit ako maniwala na gusto kong pakinggan ako kung talagang ako?

Ipakita sa iyong mga customer na iginagalang mo sila, at pinahahalagahan mo ang iyong mga komunikasyon sa kanila. Makinig sa kung ano ang kanilang sasabihin.

p.s. Hindi ako nakatanggap ng voice mail mula kay Mr. A. Turney kamakailan lang. Marahil si Mr. Cheung ay sumang-ayon ng isang bagong abogado dahil si Mr. A. Turney ay malinaw na hindi binabalewala ang kanyang mga legal na pangangailangan dahil si Mr. A. Turney ay hindi kailanman tumawag sa kanya pabalik.